怎么样办公无纸化,无纸化办公你准备好了吗





记得是多年前提出的无纸化办公,但是,现在我们的无纸化办公到哪一步了?



口号下的:无纸化办公











场景一:日常办公中,我们是装修公司,每次都要打印大量的图纸,尤其是工装各种CAD图纸,一厚沓图纸和客户沟通,审图纸时直接用红笔涂改,仔细看其中的工艺等等。







场景二:银行业务,办理业务各种纸质文件的签字,前台小姐姐一方面电脑操作,点击打印,然后各种签字。尤其是公户业务,给前台姐姐说了自己要办理什么业务之后,就开始了各种签字,基本上都是一早上或者一下午。







场景三:电信业务,无论是网络还是手机卡,都是一份份打印出来或者是已经打印好的,逐份进行签字,然后一厚沓纸质文件签署完毕后,业务也就办好了。



口号下的:无纸化办公











所以我们的无纸化办公到底体现在了哪里?本来是利用各种软件和信息化去替代纸质文件,但是确实电脑操作完毕后,电脑打印出来,再签字,扫描上传。没有体会到纸质文件的减少,却增加了双方电脑操作和纸质文件共同在输出。



口号下的:无纸化办公











侄子上学,学校平时各种微信群,企业微信群,小程序和软件。但是上学第一天,还是要打印各种东西去交到学校。公司一个月下来基本上各种打印的东西下来都得一纸箱。而我们公司只有四个人。







无纸化办公到底没有实现到底哪里出了问题?自我是这么觉得的:







首先是人员参差不齐的学历水平。这里面有三类:大学生或者稍微有些学历的并且能接受的,他们会借助于网络和计算机软件去实现无纸化办公;学历低不能玩转电脑的,本身就不能接受,所以使用起来也是根本就没有办法进行;还有就是本身抵触的,就是觉得最原始的方式最方便,不愿意去接受新事物,所以无纸化办公也就推荐得慢了。



口号下的:无纸化办公











其次是信任机制,或者是责任机制。当无纸化办公开战后,很多涉密的文件,或者很多不愿意承担责任的人或者工作流程,就希望去本人签字的文件让使用文件的一方会更加放心。例如一份奖励制度,在流转了各种领导层面之后,软件实现同意的整个流程,但是希望奖励的人或者主管,在拿着文件让领导签字之后,做一份真实存在的备份,更加放心。惩罚或者责任划分同理。







最后是体制的阻碍。在高层的个人,或者一类不希望这种制度的迭代的集体存在之后,那么,无纸化办公也就难以发展下去,就算在发展也是在以形式化的过程在发展。想想,一方面在提倡环保,一方面在做慈善,而整个过程中,环保和慈善的所有工作确实一直在浪费纸张,浪费纸张也就是在做不环保的事情,等于是在砍伐树木。那么这些工作到底做了什么,到最后还是顾此失彼。



口号下的:无纸化办公











实质化的推进需要高层和机制的共同努力,才能下行的去实质性的发展,我们的确还需要要有很长的路要走。


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